Temática a trabajar: simplificación y auditoria de un nuevo proceso de alta Próximo objetivo: elaborar un esquema del alta y los documentos normativos actualizados Fecha para las reuniones presenciales: no (preferible revisión online)

Propuesta de herramientas para el diseño del proceso:

• Customer Journey Map
• Community Canvas

Hay cuatro documentos clave a revisar:

• Términos y condiciones del alta
• Exención de responsabilidad
• Política de privacidad y uso de los datos

Según la GDPR las acciones encaminadas a dar un servicio no deberían estar condicionadas a la aceptación de otras que no lo estuvieran. Por ejemplo, alguien puede darse de alta en Makespace, pero no quiere unirse al calendario compartido o no desea aparecer en fotos que hagamos de redes sociales. Esta persona no debería disponer de menos derechos que cualquier otro usuario del espacio por estas elecciones.

Por otra parte, toda persona que haga uso del espacio de Makespace debe firmar la exención de responsabilidad, ya que es parte indisoluble de la forma en la que accede al espacio.

Revisión de las plataformas existentes que recogen datos personales y de los procedimientos, en base a la GDPR.

Resumen (muy breve) de la GDPR en un linea: explícame cómo ha llegado este dato personal ahí. Resumen menos breve de la GDPR: Lo recogido en este artículo :) Derechos de la GDPR

Tras la última reunión se propone el siguiente esquema para el alta:

El documento se lee de arriba a abajo de izquierda a derecha:

• Un visitante llama a la puerta y se le ofrece el tour de martes abiertos. Un anfitrión de Makespace le ofrece un tour básico
• Al finalizar la visita, se le pregunta si está interesado en darse de alta. El host le entrega un flyer con la información para darse de alta, incluyendo la dirección web del sitio de Makespace donde hacerlo.
• El visitante entra a la plataforma de altas (que aquí aparece como Fab Manager). En el proceso de alta completa sus datos y acepta los términos y condiciones.
• Una vez registrada su información puede elegir su tipo de membresía (si no completa este paso estaría dado de alta como visitante, por ejemplo para actividades puntuales, pero no como miembro del espacio)
• Una vez elegida la membresía y realizado el pago, se registra en base de datos su información.
• El nuevo miembro recibe un correo confirmando el alta y con información sobre los siguientes pasos. En el correo aparece un enlace en el que se le pide que entre a la plataforma y se apunte al siguiente día de bienvenida (tarjetas) que esté disponible.
• Un host de Makespace recibe a los nuevos miembros del espacio y les ofrece una formación básica sobre cómo funcionan los distintos elementos y mecanismos de seguridad del espacio. Al acabar este tour le entrega una tarjeta RFID para abrir la puerta cuando no están los cerrojos echados. Así mismo anota la asistencia y registra a los participantes como que han completado la capacitación básica del espacio.

Potenciales mejoras: el paso de “Se registra en Base de Datos su info” podría lanzar procesos de soporte para registrarle en Slack o grupos de Google o enviarle un correo con esta información.

Este era el esquema de alta anterior, en el que no teníamos formulario, términos y condiciones. Se había añadido como hipótesis de trabajo la existencia de tarjetas RFID.